AMAÇ

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) HUNTER Dış Tic. A.Ş. tarafından (“HUNTER”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Şirketimiz tarafından; Şirket çalışanları, çalışan adayları, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesine ve işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla işbu politika hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin korunması ve kişisel verileri toplanan gerçek kişilerin temel hak ve hürriyetlerinin gözetilmesi kişisel verilerin işlenmesine ilişkin politikamızın temel prensibidir.

Şirketimiz, kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemleri sayılan ilkeler doğrultusunda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirmektedir.

KAPSAM

Şirket çalışanları, çalışan adayları, ürün ve hizmet alan kişiler, market tedarikçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin uhdesinde bulunan ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanacaktır.

TANIMLAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları,

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamını,

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterini,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

ifade eder.

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda kanuna uygun olarak saklanmaktadır.

 

ELEKTRONİK ORTAM

 

ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAM

• Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)

• Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)

• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

• Kamera/video kayıtları

• Kağıt, dosyalar (özlük dosyaları)

• Manuel veri kayıt sistemleri (yıllık izin defteri, tahsilat makbuz defteri)

 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından işlenen kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Kanunun 7. maddesi uyarınca işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığı takdirde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda yer verilmektedir.

SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde işleme amaçları doğrultusunda saklanması gereken kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
  • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
  • 4857 sayılı İş Kanunu,
  • 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,
  • Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler,

Çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. Mevzuatta herhangi bir süre öngörülmemiş ise; kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması anına kadar saklanmaktadır.

İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler;

  • İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  • İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  • Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
  • Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN SAKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ İÇİN ŞİRKET NEZDİNDE ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Kurul Kararı ile belirlenmiş yeterli önlemler kapsamında Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
  • Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
  • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
  • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
  • Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır
  • Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
  • Log kayıtları yetkili kullanıcılar haricinde müdahale olmayacak şekilde tutulmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
  • Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Sızma testi uygulanmaktadır.
  • Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
  • Şifreleme yapılmaktadır.
  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının ve iş ortaklarının veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
  • Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

 

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ İÇİN UYGULANAN İMHA TEKNİKLERİ

İmha sürecinde yer alan kişiler imha listeleri oluşturulur. Operasyondan sorumlu GMY’den imha oluru alınır. Yapılan imha bilgisayar ortamına yansıtılarak kayıt altına alınır. İmha ile ilgili dokümanlar saklanır.

ELEKTRONİK ORTAMELEKTRONİK OLMAYAN ORTAM

▪ Sunucular;

▸ Periyodik yedekler, günü doldukça sistem tarafından otomatik olarak silinir

▸ Saklama süresi dolan veriler, komisyon gözleminde sistem yöneticisi tarafından silinir.

 

▪ Mobil cihazlar;

▸ Kullanıcılar şirketten ayrıldığında hesapları dondurulup/silinip erişimi anında engellenir.

▪ Kamera kayıtları disk boyutu doldukça eskiden yeniye sistem tarafından silinir.

 

▪ Kişisel bilgisayarlar firmaya aittir ve personel ayrıldığında baştan kurularak cihaz üzerindeki tüm data temizlenir.

 

▪ Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler veri saklama ve imha sürecinde yer alan kişiler tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

▪ Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

 

▪ Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, yakılarak, yırtılarak geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

 

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRECİNDE YER ALAN KİŞİLER

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

UNVANBİRİMGÖREV
Operasyondan Sorumlu GMY

İ. Avcı

Üst YönetimPolitika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur. Şirket içerisindeki herkesin politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. Periyodik imha süreçlerinde oluşturulan imha listelerine olur verir.
Teknolojiden Sorumlu GMY

A. Avcı

Üst YönetimPolitika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. Periyodik imha süreçlerinde imha listeleri oluşturur.
İş Geliştirme ve Süreç Yöneticisi

O. 

İş GeliştirmePolitikanın yürütülmesinden sorumludur. Periyodik imha süreçlerinde imha listeleri oluşturur.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

 

FaaliyetKişisel VeriSaklama Süresiİmha Süresi
İŞ BAŞVURUSU SÜREÇLERİNİN YÜRÜTÜLMESİİLETİŞİM, KİMLİK, MESLEKİ DENEYİMİş başvurusu sürecinin sonuçlanmasından itibaren 2 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÇALIŞAN ÖZLÜK DOSYALARININ HAZIRLANMASIKİMLİK, İLETİŞİM, ÖZLÜK, MESLEKİ DENEYİM, CEZA MAHKUMİYETİ VE GÜVENLİK TEDBİRLERİİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÇALIŞAN ÖZLÜK DOSYALARININ HAZIRLANMASISAĞLIKİş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İŞ AKDİ SÜREÇLERİNİN YÜRÜTÜLMESİKİMLİK, İLETİŞİMİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İŞ SAĞLIĞI/GÜVENLİĞİ SÜREÇLERİNİN YÜRÜTÜLMESİKİMLİK, İLETİŞİMİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İŞ SAĞLIĞI/GÜVENLİĞİ SÜREÇLERİNİN YÜRÜTÜLMESİSAĞLIKİş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÇALIŞMA İZNİ SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİKİMLİK, İLETİŞİMİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÇALIŞMA İZNİ SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİSAĞLIKİş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÇALIŞAN EĞİTİM SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİKİMLİK, İLETİŞİMİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
WEB SAYFASI KURUMSAL BİLGİ VE KARİYER İMKANLARI SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİGÖRSEL İŞİTSEL KAYITLARÇalışan işten ayrılana kadarÇalışanın işten ayrılmasıyla silinmektedir
MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ/DESTEK SÜREÇLERİNİN YÜRÜTÜLMESİKİMLİK, İLETİŞİM, PAZARLAMA, MÜŞTERİ İŞLEM, GÖRSEL İŞİTSEL KAYITLAR, İŞLEM GÜVENLİĞİSözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÜYELİK SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİKİMLİK, İLETİŞİM, İŞLEM GÜVENLİĞİSözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
SATIŞ & PAZARLAMA SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİKİMLİK, İLETİŞİMSözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İLETİŞİM VE BİLGİ EDİNME TALEPLERİNİN KARŞILNMASIKİMLİK, İLETİŞİMTalebin alınmasından itibaren 1 yıl.Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İDARİ İŞLER SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİFİZİKSEL MEKAN GÜVENLİĞİKamera kayıtları en fazla 45 gün kadar saklanır.45 gün sonunda otomatik olarak kendiliğinden silinir
PERSONEL PERFORMANS VE SÜREÇ İYİLEŞTİRME/DENETİMFAALİYETLERİNİN YÖNETİLMESİMÜŞTERİ İŞLEM (ÇAĞRI MERKEZİ KAYITLARI)3 aylık kayıtlar 1 yıl saklanır.Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ERİŞİM FAALİYETLERİ SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİİŞLEM GÜVENLİĞİSözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde periyodik imha süresinde
FİRMA VERİTABANI SAKLAMA SÜREÇLERİNİN YÖNETİLMESİKİMLİK, İLETİŞİM, İŞLE GÜVENLİĞİ, MÜŞTERİ İŞLEMSözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

 

PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince Kurum, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirketimizde her yıl Ocak ve Temmuz aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da üst yönetimde saklanır.

POLİTİKANIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.